컴퓨터를 사용하다 보면 얼마 사용을 안 한 것 같은데 바탕화면에 파일들이 가득 차는 경우가 종종 있습니다. 이런 경우 폴더 정리를 잘하면 업무를 보고 컴퓨터를 사용함에 있어서 시간을 단축시키고 편리하게 사용할 수 있습니다. 그래서 오늘은 폴더 정리 잘하는 방법에 대해서 함께 알아보도록 하겠습니다.
폴더정리 잘하는 방법
오늘 소개하는 폴더 정리 잘하는 방법, 꿀팁의 내용은 정책브리핑에 기제 된 내용이며 인사혁신처에서 작성하였습니다.
폴더 분류 방법, 꿀팁
- 업무 단위별로 폴더(대분류)를 구분하고 각 폴더 안에 상세 업무별로 하위 폴더(소분류)로 구분화는 것이 좋습니다.
-> 큰 것에서 작은 것 순으로, 대주제에서 소주제 순으로 정리합니다.
- 숫자 넘버링을 통해 계층과 수준을 순차적으로 분류하여 구분합니다.
-> 1 > 1.1 혹은 001 >01의 식으로 최상위 폴더와 폴더가 연결될 수 있도록 구조화합니다.
- 주기적으로 작성하는 문서는 기간별로 정리하면 좋습니다.
폴더 이름 붙히는 방법
- 키워드로 빠르게 접근할 수 있도록 파일명을 정하는 것이 포인트입니다.
- 직관적으로 떠오르면서 구분이 될 수 있도록 짓는 것이 좋습니다. 그러나 너무 일반적인 이름은 여러 파일 중 구분이 어려우니 주의하세요!
파일명 붙히는 방법
- 가장 중요한 날짜를 맨 앞에 위치시키고 이름순 정렬로 활용합니다.
-> 예시 : 날짜_업무구분_(원제목) * 보고, 분석, 기획안, 요청서 등
- 버전 작성 시 폴더명과 같이 1.0, 1.1 등으로 적어주면 정렬 시 글자 칸 수 때문에 흐트러질 일은 없습니다.
-> 예시 : V1.0, V1.1, V2.2
- 수정 중인 파일은 버전, 날짜, 특징으로 구분해야 명확합니다.
-> 프로젝트를 진행 중이라면? V1, V2, V3...
-> 상관에게 결재 서류 상신 후 상관이 수정을 요구하거나 변경해야 한다면? F1, F2, F3....
-> 최종적으로 상관에게 결재가 떨어졌다면? FF 또는 FN
매년 다른 업무를 해야 한다면?
- 연도별로 구분하고, 업무 대분류에 따라 폴더를 나눠주고, 대분류 업무 성격에 따라 소분류 구분을 합니다.
매년 같은 업무를 해야 한다면?
- 최상단의 업무 대분류로 구분하고, 소분류 폴더로 나누어, 각 폴더의 업무에 대해 기간별 자료를 쉽게 찾을 수 있도록 구분합니다.
폴더 정리 전 마지막 체크리스크
- 매년 내 업무가 바뀔 가능성이 높은가?
- 내 업무는 몇 가지 프로젝트로 나뉘는가?
- 각 업무별 프로세스(단계)는 어떠한가?
- 누군가로부터의 요청을 기본적으로 하는 업무인가?>
- 일정한 주기로 반복하여 작성하는 문서인가?
- 그렇다면 주기는 어떠한가?
- 어느 부서와 연관된 업무인가?
- 다른 사람과 같이 쓰는 파일인가?
- 한 번 저장하면 그 후로 수정할 일이 없는 파일인가?
본 저작물은 ‘정책브리핑’에서 ‘22년’ 작성하여 공공누리 제4유형으로 개방한 ‘폴더 정리할 때 알아두면 좋은 꿀팁!(작성자:인사혁신처)’을 이용하였으며, 해당 저작물은 ‘정책브리핑 홈페이지(https://www.korea.kr/main.do)’에서 무료로 다운받으실 수 있습니다.
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